Hase in Sicherheit

M. Klauenberg GmbH&Co.KG
Abt. Aktenarchivierung und -verwaltung

Aufbewahrungsfristen nach dem
Bundesdatenschutzgesetz

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Bundesdatenschutzgesetz

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Allgemeines

 
10 Jahre aufzubewahren sind Geschäftsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweiungen und Organisationsunterlagen sowie die entsprechenden Buchungsbelege.

Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren. Diese Frist gilt auch für Lohnkonten, sofern sie nicht Bestandteil der Buchführung sind.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Geschäftsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Wurde z.B. die Buchführung für das Wirtschaftsjahr 2012 z.B. im März 2013 durch letzte Eintragungen abgeschlossen, begann die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Kalenderjahres 2013. Bei der zehnjährigen Frist dürfen diejenigen Unterlagen vernichtet werden, deren letzte Eintragung bis zum 31.12.2005 erfolgte; bei der Sechsjahresfrist ist der 31.12.2009 der entsprechende Stichtag.

Das Ende der Aufbewahrungsfrist tritt nach Ablauf der jeweiligen Frist ebenfalls mit Ablauf des Kalenderjahres ein. Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn sie für eine begonnene Aussenprüfung, für eine vorläufige Steurfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Verfahren, für ein schwebendes oder auf Grund einer Aussenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers von Bedeutung sind.

 

Unterlagen zur gesicherten Vernichtung ab dem 01. Januar 2017

Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege 2006
Ausgangsrechnungen 2006
Ausfuhrunterlagen 2010
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 2006
Anlagenvermögensbücher und -karteien 2006
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben 2010
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 2006
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) 2006
Akkreditive 2006
Abtretungserklärungen nach Erledigung 2010
Abschreibungsunterlagen 2006
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 2006
Buchungsbelege 2006
Buchungsanweisungen 2006
Bilanzunterlagen 2006
Bilanzen (Jahresabschlüsse) 2006
Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege) 2006
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 2006
Betriebsprüfungsberichte 2010
Betriebskostenrechnungen 2006
Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen 2006
Bestell- und Auftragsunterlagen 2010
Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung) 2006
Bankbürgschaften 2010
Bankbelege 2006
Doppel von Rechnungen 2006
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 2006
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 2006
Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach Ablauf des Vertrages) 2010
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2010
Exportunterlagen 2010
Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege) 2006
Eröffnungsbilanzen 2006
Einnahmen-Überschuss-Rechnung 2006
Eingangsrechnungen 2006
Einfuhrunterlagen 2010
Frachtbriefe 2010
Finanzberichte 2010
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 2006
Gutschriften 2006
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 2006
Grundbuchauszüge 2006
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 2006
Geschenknachweise 2010
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 2010
Geschäftsberichte 2006
Gehaltslisten 2006
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 2006
Handelsregisterauszüge 2010
Handelsbücher 2006
Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften) 2010
Investitionszulage (Unterlagen) 2010
Inventar 2006
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 2006
Jahresabschlüsse und Erläuterungen 2006
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages) 2006
Konzernlageberichte (mit zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen u. sonst. Organisationsunterlagen) 2006
Konzernabschlüsse 2006
Kontoauszüge 2006
Kontenregister 2006
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 2006
Kassenzettel 2010
Kassenbücher und –blätter 2006
Kassenberichte 2006
Lohnlisten 2006
Lohnbelege (soweit Buchungsbelege) 2006
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) 2006
Lagerbuchführungen 2006
Lageberichte 2006
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2010
Mahnungen und Mahnbescheide 2010
Magnetbänder mit Buchfunktion 2006
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) 2006
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 2006
Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens) 2006
Protokolle (allgemeiner Art) 2010
Preislisten 2010
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) 2010
Quittungen 2006
Reisekostenabrechnungen 2006
Rechnungen 2006
Steuerunterlagen und Steuererklärungen 2006
Spendenbescheinigungen 2006
Schriftwechsel (allgemein) 2010
Schadensunterlagen 2010
Saldenbilanzen 2006
Sachkonten 2006
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege) 2006
Umsatzsteuervoranmeldungen 2006
Überweisungsbelege 2006
Überstundenlisten 2010
Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage) 2010
Versicherungspolicen 2010
Versand- und Frachtunterlagen 2010
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit nicht Buchungsbelege) 2010
Vermögensverzeichnis 2006
Verkaufsbücher 2006
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 2006
Wechsel (soweit Buchungsbelege) 2006
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 2006
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 2006
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 2006
Zollbelege 2006