Stellenangebote

Sekretariat (m|w|d) / ab sofort

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unsere Zentrale in Essen eine Kaufmännische Allroundkraft in Vollzeit für ein traditionsreiches, aber flexibles Familienunternehmen. Gefragt sind Menschen …

  • mit Übersicht, die als flexible Generalisten aus den Bereichen Handwerk, Dienstleistung oder Service kommen und bei vielfältigen Anforderungen von außen und innen zwar ins Schwimmen geraten, aber eben auch schwimmen können.
  • mit Spaß und Freude an der Entwicklung maßgeschneiderter Problemlösungen
  • als Mitdenker, die bei vielen angefangenen Arbeitsprozessen bis zum Ende der Kette weiter denken und einen ggf. auch vorläufigen Abschluss finden
  • mit Belastbarkeit auch bei vielen parallelen Anforderungen (wie in der Zentrale eines Familienbetriebs im Dienstleistungsbereich üblich), schneller Auffassungsgabe und guten EDV-Kenntnissen
  • mit Kaufmännischer oder vergleichbarer Ausbildung, z.B. Kaufleute für Speditions- und Logistikdienstleistung, Industriekaufleute und Menschen, die gerne komplexe Zusammenhänge in kalkulierbare Einheiten zusammen fassen.

Zum Hintergrund

Wir übernehmen seit über 72 Jahren Privat- und Büroumzüge national wie international. Weitere Standbeine sind die Möbel-, Kunstwerke- und Antiquitätenlagerung , Tresor-, Klavier-, Flügel und andere Schwertransporte, Industrie- und Elektroniktransporte, der Transport von Ausstellungsgütern und alle im Rahmen von Umstellungen und Umzügen anfallenden Schreinerarbeiten. Durch die betriebseigene Schreinerei sind wir auch für komplizierte Küchenumbauten, Restaurierungsarbeiten und Oberflächenbeschichtungen gerüstet.

Weiterhin haben wir uns als Dienstleister für die Externe Aktenarchivierung von Unterlagen im Rahmen der Aufbewahrungsfrist mit Zugriffsgewährleistung und -verwaltung etabliert und übernehmen in diesem Zusammenhang auch die Scan-Dienstleistung im Rahmen von Dokumentenmanagement-Systemen. Derzeit lagern und verwalten wir Aktenbestände und sonstige Unterlagen von Großbetrieben aus dem gesamten deutschsprachigen Raum, Finanzämtern, Banken, Versicherungen und Steuerberatungsbüros.

Aufgabenbereiche/Anforderungen

Zentrale / Sekretariat

  • Annahme von telefonischen Kontakten
  • Abklärung der in jedem Einzelfall geforderten Angebote oder Leistungen und entweder Weiterleitung an den zuständigen Arbeitsplatz oder weitere Bearbeitung
  • Ablage von Postversand, Archivierung von Kundenanfragen, Angeboten und erledigten Aufträgen, Ablage von offenen Anfragen und Detailrückfragebögen.
  • Gefordert sind Übersicht und freundliches Auftreten auch in Streß-/Stoßzeiten, strukturierte Arbeitsorganisation, sehr gute Excel-Kenntnisse, klare Prioritätssetzungen und zügige Abarbeitung oder Weitergabe anliegender Arbeiten.

Vertrieb

  • Bearbeitung von Kundenanfragen mit Eingang per Telefon, Fax, E-Mail und Internet
  • Ermittlung des abgefragten Leistungsspektrums
  • Umarbeitung und Erstellung von Umzugsgutlisten sowie detaillierten Leistungsbeschreibungen
  • Kalkulation von Aufwand und Kosten, Angebotserstellung und -versendung
  • Weiterhin Erstellung von Leistungsnachweisen, Übergabebelegen und Arbeitspapieren für die Disposition

Aktenarchivierung / Dokumentenmanagement

  • Aufnahme und Indexierung von neu zu übernehmenden Unterlagenbeständen
  • Kommissierung von täglichen Unterlagen-Anlieferungen und Recherche/Zugriff von angeforderten Dokumenten, Scan-on-Demand incl. Dokumentation, passwortverschlüsselte Übertragung im PDF-Format, allgemeine Ablage, Strukturierung und Indexierung im Aktenarchiv
  • Kurzfristiger gezielter Zugriff auf Unterlagen nach Anforderung von Kundenseite

Buchhaltung

  • Rechnungserstellung aus den vorliegenden Arbeitspapierren aus dem gewerblichen Bereich
  • Vorbereitende Buchhaltung für die Steuerberatung
  • Kassenführung, Kontierung und Prüfung von Zahlungseingängen
  • Nachkalkulation von durchgeführten Aufträgen

EDV-Einsatz

  • Die o.a. Aufgaben sind nicht denkbar ohne eine intensive EDV-Nutzung incl. zügiger und sicherer Dateneingabe im 10-Finger-System.
  • Voraussetzung für diese Schlüsselposition in unserem Unternehmen sind fundierte Vorkenntnisse in Excel (Eingabe, grundlegende Formelerstellung, Formatierung) und Word (Schriftverkehr, Serienbrieffunktionen).
  • Die Einarbeitung in die weiteren Komponenten wie der E-Mail-Bearbeitung (Thunderbird) und einem spezifischen Warenwirtschaftssystem im Umzugs- und Lagerbereich (MovingStar als Visual-Foxpro-Anwendung) ist problemlos möglich.

Wenn Sie sich vorstellen können, bei uns am richtigen Platz zu sein, können wir Ihnen einen sehr abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Arbeitsplatz bieten. Bei Interesse an unserer Stellenausschreibung bitten wir um Übermittlung Ihrer Bewerbung mit Lebenslauf, Kontaktdaten und Gehaltsvorstellungen an bewerbung@klauenberg.de.

Vielen Dank / Catrin und Burkhard Klauenberg